Munkahelyi adatkezelés cégeknek
Mi okozza a legtöbb adatvédelmi problémát egy cégben?
Nem az, hogy nincs adatkezelési tájékoztató – hanem az, hogy nem követik.
A munkahelyi adatkezelés kockázatos, hiszen Ön személyes adatokat kezel.
A mindennapokban a gyakorlat folyamatosan változik, ezért a tájékoztatókat nem elég egyszer elkészíteni, hanem folyamatosan frissíteni kell.
A munkahelyi adatkezelés felülvizsgálata során feltárom, hogy a munkavállalói és ügyféladatok kezelése megfelel-e a GDPR előírásainak, hol vannak jogi vagy működési kockázatok, és milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy a gyakorlat és a dokumentáció ismét összhangba kerüljön.
Hogyan segíthetek a munkahelyi adatkezelésben cégeknek?
A felülvizsgálat az adatkezelési tájékoztatókkal kezdődik, de nem áll itt meg. Azt is megvizsgálom, hogy a cég tényleges működése megfelel-e a dokumentációban foglaltaknak.
A folyamat során feltárjuk
- milyen személyes adatokat kezel ténylegesen a cég,
- hol hiányos vagy elavult az adatkezelési dokumentáció,
- mely pontokon tér el a napi gyakorlat a jogszabályi előírásoktól,
- hol nő az adatvédelmi incidens, panasz vagy hatósági eljárás kockázata,
- mely problémák igényelnek azonnali beavatkozást,
- milyen dokumentumok vagy belső szabályok hiányoznak.
A vizsgálat szükség esetén kiterjed többek között
- a munkavállalói adatkezelési tájékoztatókra,
- az álláspályázatok és kiválasztási folyamatok adatkezelésére,
- a HR-adatkezelésekre,
- a munkaviszony megszűnése utáni adatmegőrzésre,
- a kamerás megfigyelésre,
- a beléptetőrendszerekre,
- a GPS-használatra céges járművekben,
- a céges eszközök ellenőrzésére,
- a home office adatkezelési kérdéseire,
- valamint a HR, az IT és a vezetés adatkezelési feladataira.
A cél mindig ugyanaz:
olyan adatkezelési gyakorlat kialakítása, amely jogszerű, átlátható és a napi működésben is alkalmazható.
Mikor lesz hasznos Önnek?
Gyakorlatilag minden cégnek szüksége van a megfelelő adatkezelési protokollok kialakítására és rendszeres felülvizsgálatára, hiszen nincs olyan vállalkozás, ahol ne kezelnének munkavállalói vagy ügyféladatokat.
Érdemes felülvizsgálni az adatkezelést, ha
- kamerás megfigyelést alkalmaznak,
- beléptetőrendszert vagy GPS-követést használnak,
- ellenőrzik a céges e-mail, laptop, telefon vagy internet használatát,
- munkavállalói adatokat kezelnek a kiválasztás vagy a foglalkoztatás során,
- a munkavállalói adatkezelési tájékoztatók hiányosak, vagy már nem aktuálisak,
- a HR, az IT és a vezetők eltérő gyakorlatot követnek,
- munkavállalói panasz vagy adatvédelmi kérdés merült fel,
- szeretné még egy hatósági ellenőrzés előtt feltárni a kockázatokat.
A cél egy olyan adatkezelési rendszer kialakítása, amely a mindennapi működésben is biztonságosan alkalmazható.
Hogyan zajlik a felülvizsgálat?
Feltérképezzük a jelenlegi helyzetet
Áttekintjük, a cég jelenlegi adatkezelési szokásait, megnézzük, milyen dokumentumok állnak rendelkezésre, és mely területek hordozhatnak kockázatot.
Összevetem a dokumentációt a gyakorlattal
A szabályzatokon túl megvizsgálom azt is, hogyan működik valójában a HR, a vezetés és az informatikai háttér, és ez mennyire van összhangban a dokumentációval
Azonosítom a kockázatokat
Pontosan rámutatok a hiányosságokra, jogellenes gyakorlatra vagy adatvédelmi kockázatra, és elmagyarázom, hogy ezek milyen következményekkel járhatnak.
Meghatározzuk a következő lépéseket
A felülvizsgálat végére egyértelművé válik, hogy elég a dokumentáció módosítása, új adatkezelési tájékoztatók készítésére van szükség, vagy indokolt-e egy átfogó GDPR-audit.
Miért válasszon engem a munkahelyi adatkezelési rendszer kapcsán?
Dr. Bodnár Lilla, ügyvéd, munkajogász és adatvédelmi szakjogász
„Több száz peres ügyet láttam, több száz céget képviseltem, és dolgoztam munkavállalói oldalon is. Tudom, hogyan gondolkodik a másik fél — és hogyan gondolkodik a bíróság.”
26+ éve vagyok munkajogász, emellett adatvédelmi szakjogászként és adótanácsadóként is dolgozom. Tapasztalatból tudom, hogy a munkahelyi adatkezelés egyszerre munkajogi és adatvédelmi kérdés. Nem elég kizárólag a GDPR szabályait ismerni, azt is látni kell, hogyan működik egy munkáltató a gyakorlatban.
A célom az, hogy a magyar cégek működését átláthatóvá, jogszerűvé és hatékonnyá tegyem, a lehető legegyszerűbb, és hosszú távon fenntartható megoldásokkal.
2002-ben summa cum laude minősítéssel végeztem az ELTE Állam és Jogtudományi Karán, 2006-ban alapítottam ügyvédi irodám, oktattam az ELTE-n és a CEU Business School intézményében, valamint rendszeresen publikálok cikkeket és könyveket munkajogi témákban.
26 év
tapasztalat
0 Ft
okozott kár
100%
felelősségvállalás
Vélemények
Mit mondanak rólam ügyfeleink
Árazás
Jogi tanácsadás cégeknek
A leggyakoribb helyzetek, amelyekben a jogi tanácsadás azonnal értéket ad:
- Felmondás és jogviszony-megszüntetés
- Munkaidő, beosztás és pótlékok
- Munkaszerződések, tájékoztatók, szabályzatok
- Munkahelyi konfliktusok
- Munkaügyi ellenőrzés vagy hatósági megkeresés
- Munkahelyi adatkezelés
- Egyéb munkajogi vagy adatvédelmi kérdések
60,000 Ft + ÁFA / óra
Mi most a következő lépés?
Foglaljon időpontot egy első egyeztetésre, amikor átnézzük, hogy a jelenlegi adatkezelési gyakorlat megfelel-e a jogszabályoknak, hol vannak kockázatok, és milyen megoldás szolgálja legjobban a vállalkozás működését.
Ezt követően megbeszéljük, hogy elég egyes adatkezelési tájékoztatók módosítása, vagy szélesebb körű adatvédelmi felülvizsgálatra, esetleg GDPR-auditra van szükség.
Gyakran ismételt kérdések
Kérdések, amelyek a döntés előtt felmerülnek
Mikor érdemes felülvizsgálni a munkahelyi adatkezelést?
Ha munkavállalói adatokat kezel, munkáltatói ellenőrzést alkalmaz, vagy a meglévő adatkezelési dokumentáció már nem követi a napi működést. Különösen indokolt kamerás megfigyelés, GPS-használat, céges eszközök ellenőrzése vagy adatvédelmi panasz esetén.
Mennyire zavarja meg a felülvizsgálat a cég működését?
A cél nem a működés leállítása, hanem annak megértése. A folyamat úgy épül fel, hogy a lehető legkisebb adminisztratív terhet jelentse a vezetőknek és a HR számára.
Néhány éve készültek adatkezelési tájékoztatók, akkor jók vagyunk?
Nem feltétlenül. Már néhány szervezeti vagy technológiai változás – például új HR-rendszer, kamerák, GPS vagy home office bevezetése – is indokolhatja a dokumentáció felülvizsgálatát.
Elég egy általános adatkezelési tájékoztató, amit letöltöttem a netről?
Nem. A munkaviszonyhoz kapcsolódó adatkezelések – például a kiválasztás, a HR-adminisztráció, a kamerás megfigyelés vagy a céges eszközök használata – külön szabályozást igényelnek.
Mi a különbség a munkahelyi adatkezelés felülvizsgálata és a GDPR-audit között?
A felülvizsgálat elsősorban a munkáltatói adatkezelésekre koncentrál. A GDPR-audit ezzel szemben a vállalkozás teljes adatkezelési rendszerét vizsgálja.
Mi történik, ha jogellenes adatkezelést találunk?
Ilyenkor mindig örülünk, hogy ezt mi találtuk meg, és nem a hatóság. Értékeljük a feltárt problémák kockázatát, majd meghatározzuk a szükséges lépéseket – jellemzően dokumentummódosítás, új szabályzatok elkészítése vagy átfogó adatvédelmi audit következik.
A felülvizsgálat után a dokumentumok elkészítésében is tud segíteni?
Igen. Szükség esetén elkészítem vagy módosítom az adatkezelési tájékoztatókat, belső szabályzatokat és a kapcsolódó munkajogi dokumentációt.
Szolgáltatások
Ha pontosan tudja, miben kell segítség, kattintson az adott szolgáltatásra – ha bizonytalan, írjon vagy hívjon és beszéljük meg, hogyan tudom leghatékonyabban támogatni az Ön cégét!